全体毕业生：

为做好我校2019届毕业生档案管理相关工作，方便学生提取档案，现将相关事宜通知如下：

一、已就业的毕业生档案调取

凭用人单位出具的调档函或用人单位签订的就业协议书转至用人单位。

二、考研的毕业生档案调取

凭考取研究生院校的调档函进行提取。

三、未就业的毕业生档案调取

1.建议把档案调至户籍所在地的人才市场,凭户籍所在地的人才市场开具的调档函调取。

2.可以申请由学校档案馆保管,请填写2019届毕业生档案申请留校保存登记表（见附件1，户籍所在地是湖南省内并要求档案留校保存的学生必须填写，户籍所在地是省外并要求档案留校保存的学生不需填写，档案将自动留校保存）。

3.未调取和未申请学校保存的湖南省内毕业生档案，学校将于2019年7月20日至30日发送到户籍所在地的大中专毕业生就业指导中心或人才市场（说明：1、方便考取公务员的同学在当地提取档案；2、衡阳市人才市场和娄底市人才市场要求开调档函才能转递；3、严格按身份证上的地址发送，如档案存放地和身份证地址不同，请开具调档函；4、发送时间、地址、名单请关注各学院学工办通知）。

4.省外毕业生档案的调取：请毕业生咨询户籍所在地的大中专毕业生就业指导中心或人才市场是否接受档案。如果明确表示不开具调档函且接受档案，可凭报到证的复印件调取，并提供详细邮寄地址(地址写在报到证复印件上)。

5.2019年下半年新学期开学，申请留校的毕业生档案和外省未调取的毕业生档案将统一转到学校档案馆进行保管和提取，学校档案馆地点：逸夫楼8楼，咨询电话:0736—7186895。

6.凡未毕业的学生档案和不完整的学生档案（包括学生参军、降级、休学、肄业和档案缺失材料等）将留在学工部管理，补齐材料才能调取。

四、提取档案具备的条件

1.学生本人调档：出示身份证和调档函。

2.学生委托他人调档：出示委托人和被委托人身份证复印件、委托书和调档函，被委托人需出示身份证原件办理。

3.学生委托学院调档：各学院学工办收集调档函,学生自己准确填写2019届毕业生档案邮寄登记表（见附件2，盖学院公章），并请档案专干老师仔细核对后统一交到学工部，7月20日之前完成档案邮寄。

五、档案提取时间、地点

1.6月27日起（仅限工作日）开始提取学生档案，地点：学工部学生档案室（逸夫楼B813）。

2.暑假期间提档案时间:7月11日至7月31日。工作日上午9点-11点，下午15点-17点。地点:学生工作部档案室（逸夫楼B813），档案咨询电话0736—7197871。

六、注意事项

1.党员组织关系介绍信按学校党委组织部要求办理。学生党员档案根据学生升学、就业等实际情况，需和学生档案一同转递的(娄底市不接受党员材料)，可由学院学工办装入档案，随同学生档案一同转出。

2.毕业生团员档案随学生档案一同调转，需另行办理团组织关系转出手续的，请毕业生在离校前持本人的团员证到校团委办公室办理。

3.出示三方协议调取档案的同学必须确定对方单位接收档案（必须具备管理档案的资质）才能转递，不能随意填写档案接收单位。

4.不完整档案不能调取。

5.严禁将档案放在自己手中或擅自拆封。

6.请各学院及时把档案信息反馈给毕业生。

附件1：各学院2019届毕业生档案申请留校保存登记表

附件2：各学院2019届毕业生档案邮寄登记表

学生工作部（处）

2019年4月26日